Recientemente se ha publicado la directiva 2014/55 que regula la facturación electrónica en la contratación pública y como suele ser habitual no difiere en exceso de los últimos borradores revisados.
Esta directiva reconoce la disparidad de normas y formatos de factura electrónica en los Estados Miembros “A falta de una norma común, los Estados miembros, a la hora de promover o imponer el uso de facturas electrónicas en la contratación pública, optan por elaborar sus propias soluciones técnicas, basadas en normas nacionales distintas. Por ello, el número de normas diferentes que coexisten en los Estados miembros va en aumento y es probable que siga aumentando en el futuro.”
Y ve la necesidad de regular para frenar esta disparidad de formatos y normas en los distintos estados, ya que la disparidad repercute negativamente en el uso de la factura electrónica entre estados. La dificultad de comunicación afecta a la competitividad de las empresas europeas tanto en el mercado interior europeo como en el externo. “Es preciso eliminar o reducir los obstáculos transfronterizos al comercio derivados de la coexistencia de diferentes requisitos legales y normas técnicas en relación con la facturación electrónica y de su falta de interoperabilidad…”. ¿Por qué una norma que solo afecta a su mercado interior puede repercutir en el mercado exterior? Pues sencillamente porque las empresas dependen en su negocio de empresas proveedoras locales/intraeuropeas para poder prestar un servicio final a terceros. Si la relación con estos proveedores es lenta, difícil y costosa, la competitividad de la empresa comparada con empresas que trabajan en entornos integrados se ve mermada.
Por otro lado la directiva deja muy claro que: “… un simple archivo de imagen no debe considerarse factura electrónica.” Una imagen al carecer de estructura, imposibilita que “la generación, envío, transmisión, recepción y tratamiento de una factura puedan ser plenamente automatizados”.
El objetivo de la interoperabilidad buscada es “permitir que la información se presente y se trate de manera uniforme entre los sistemas de gestión, independientemente de su tecnología, aplicación o plataforma”. Para lograr esta plena interoperabilidad se hace necesario, como menciona la directiva, trabajar en tres niveles:
- Nivel semántico – contenido de la factura, datos semánticos.
- Nivel sintáctico – formato o lenguaje utilizado para representar los datos semánticos
- Nivel de transmisión – lenguaje de transmisión común.
Mientras que el nivel sintáctico puede asegurarse mediante el uso de un formato común o de la adecuada relación automática de campos entre distintos formatos. El nivel semántico requiere una cierta información común.
Es este nivel semántico en el que la Unión Europea hace hincapié. Así a través de esta directiva se dicta la necesidad de establecer un “core” de conceptos sintácticos que todos los Estados Miembros deberán aceptar en sus facturas.
Para evitar la dificultad de integración entre formatos, ya que toda semántica necesita de una sintaxis para poder ser utilizada, se establece la necesidad de definir un número determinado de formatos de factura electrónica (formatos sintácticos) que los estados deberán aceptar obligatoriamente, sin prohibir por otra parte a los Estados Miembros el uso de formatos nacionales o que estén fuera de esta lista que la Unión establezca. Junto al listado de formatos sintácticos se elaborarán las “guidelines” que permitan la interconexión de estas sintaxis manejando el mismo “core” semántico. Este trabajo de identificación de sintaxis y elaboración de las correspondencias sintácticas recaerán sobre uno de los organismos europeos de normalización.
Además este organismo deberá “elaborar orientaciones en materia de interoperabilidad de la transmisión” y “Dichas orientaciones no deben formar parte de la norma europea sobre facturación electrónica ni ser vinculantes para los poderes adjudicadores y las entidades adjudicadoras.”.
En el caso español, actualmente la normativa de factura electrónica establece como formato obligatorio el formato facturae, y según lo establecido en la directiva podrá seguir conviviendo con otros formatos tanto en cuanto el Estado Español decida seguir dando vida a dicho formato nacional. Lo normal sería que el formato facturae evolucionara en los próximos años a alguna de las sintaxis que el organismo de normalización establezca, pasando así a engrosar la lista de formatos admitidos de la Unión Europea. Mientras tanto el formato vigente en España es facturae en su versión 3.2.X.
¿Cuánto tiempo tienen los Estados Miembros para adecuarse a la directiva? al requerir importantes desarrollos internos, la aplicación de la misma no es inmediata. Primero porque el organismo de normalización tiene que seleccionar los formatos sintácticos comunes, elaborar la documentación relativa a la interoperabilidad de los mismos y las recomendaciones sobre la transmisión interoperable de los formatos. Y segundo porque hasta que esta documentación no esté publicada no comienza a contar el periodo de 18 meses para la adaptación por parte de las administraciones generales y 30 meses para administraciones locales o subcentrales.
Esta nueva norma reconoce el problema actual de disparidad de formatos utilizados dentro de la Unión y trata de atajarlo desde el principio, pero también es consciente de la dificultad o imposibilidad de establecer un único formato sintáctico. Aún así la directiva es bastante reguladora estableciendo un “core” de datos semánticos que todas las facturas deberán contener y una serie de formatos sintácticos que todo Estado Miembro debe aceptar como formato de factura electrónica en su sector público. Es un paso importante para conseguir la interoperabilidad de los mercados internos que como comentábamos favorecen la competitividad de las empresas en el exterior, tan importante hoy en día.