Factura electrónica – Ley 25/2013

El pasado 28 de diciembre de 2013 se publicó en el B.O.E. la Ley 25/2013 de impulso de la factura electrónica y la creación del registro contable de facturas en el Sector Público. Es una ley con dos objetivos claros que son: la reducción de la morosidad de las Administraciones Públicas y la promoción de la factura electrónica en el sector empresarial español.

Estos dos objetivos buscan un objetivo común qué es la mejora de la competitividad de las empresas españolas a través de la protección del proveedor.

En este artículo dejaremos para otro momento el tema de la reducción de la morosidad y nos  centráremos en el tema de la facturación electrónica.

Aunque la factura electrónica no es un concepto nuevo, distintos sectores empresariales trabajan desde hace años con facturación electrónica en sus procesos de compra-venta, si es verdad que en lo que a administraciones públicas, PyMEs y microPyMES se refiere, si podemos decir que es un concepto novedoso o al menos con un uso no lo suficientemente extendido.

A finales del pasado año, 2013, como se comentaba se publicó la Ley 25/2013 de impulso de la factura electrónica y los registros contables de facturas del Sector Público y hace escasas semanas se ha publicado la Orden HAP/492/2014 por la que se regulan los requisitos funcionales y técnicos del registro contable de facturas de las entidades del ámbito de aplicación de la Ley 23/2015, estando pendiente aún de publicación en el B.O.E. la orden que regule las condiciones técnicas y funcionales de los puntos generales de entrada de facturas del Sector Público. Estas normas tratan de crear un nuevo marco regulatorio, apoyadas por la legislación anterior vigente en materia de facturación electrónica.

¿No existía ya normativa que regulaba la facturación electrónica?

Sí y no. No se puede decir que no existiera normativa que regulara la facturación electrónica al menos en parte en lo básico. Artículos en distintas leyes, tanto de sociedad de la información como tributarias y financieras, distintas órdenes ministeriales que regulan formatos y uso de la factura electrónica como la Orden PRE/2971/2007 sobre la expedición de facturas por medios electrónicos cuando de las mismas sea la Administración General del Estado y la Orden EHA/962/2007 sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas han ido definiendo el uso de la factura electrónica en el Estado Español. Pero no ha sido hasta la publicación de la Ley 25/2013 cuando realmente se ha dado un paso importante al imponer mediante obligación el uso de la factura electrónica a las distintas Administraciones Públicas en su contratación pública.

Hasta entonces, la facturación electrónica era y es un medio potestativo. Su impacto y uso en las distintas administraciones, salvo casos particulares, era y es escasa, ya que supone un importante cambio tanto en la gestión interna de las organizaciones como en la relación externa con sus proveedores o clientes. La ley puede considerarse como un punto de inflexión en materia de facturación electrónica sobre todo a lo que a las administraciones públicas respecta. Establece la obligatoriedad de facturar a través de medios electrónicos a las distintas administraciones a partir del 15 de Enero de 2015. Y define las características que debe cumplir esta facturación electrónica.

¿Obliga la ley 25/2013 a todas las administraciones públicas a facturar electrónicamente?

 Si y no. Si porque en este caso no es una norma que se circunscriba únicamente a la Administración General del Estado, si no que obliga a otras Administraciones Púbicas. Y no, porque existen organismos y entidades que están exentos de cumplir esta ley.

¿Quién no está obligado?

 Aquellos que no estén recogidos en el artículo 3.2 del Texto Refundido de la Ley de Contratos del Sector Público. Los que si se encuentran recogidos son entre otros los siguientes:

• La Administración General del Estado
• Las Administraciones de las Comunidades Autónomas
• Las Entidades que integran la Administración Local.
• Las entidades gestoras y los servicios comunes de la Seguridad Social.
• Los Organismos autónomos.
• Las Universidades Públicas.

Quedando por tanto fuera entes como por ejemplo las entidades públicas empresariales. Lo que provoca que una parte importante de la contratación de las Administraciones Públicas quede fuera de esta ley.

 Y ¿Están todos los proveedores obligados a facturar electrónicamente?

No, solo:

• Sociedades anónimas;
• Sociedades de responsabilidad limitada;
• Personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que carezcan de nacionalidad española;
• Establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes en territorio español en los términos que establece la normativa tributaria;
• Uniones temporales de empresas;
• Agrupación de interés económico, Agrupación de interés económico europea, Fondo de Pensiones, Fondo de capital riesgo, Fondo de inversiones, Fondo de utilización de activos, Fondo de regularización del mercado hipotecario, Fondo de titulización hipotecaria o Fondo de garantía de inversiones.

En cualquier caso aunque no obliga a todas las administraciones ni a todos los proveedores de bienes y servicios si agrupa a una gran parte de ellos, suponiendo una evolución importante en cuanto al modelo de facturación actual en papel. Y esperando que aquellos entes y organismos que no están obligados por la ley acaben haciendo uso de la factura electrónica gracias a los beneficios que aporta, y en parte empujados por sus proveedores que habrán realizado con anterioridad la integración de sus sistemas de facturación con las distintas administraciones que si están obligadas.

Entonces los proveedores obligados deberán facturar electrónicamente toda su facturación a las administraciones obligadas, ¿no?

Tampoco. La ley indica que …las Administraciones Públicas podrán excluir reglamentariamente de esta obligación de facturación electrónica a las facturas cuyo importe sea de hasta 5.000 euros y a las emitidas por los proveedores a los servicios en el exterior de las Administraciones Públicas hasta que dichas facturas puedan satisfacer los requerimientos para su presentación a través del Punto general de entrada de facturas electrónicas, de acuerdo con la valoración del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, y los servicios en el exterior dispongan de los medios y sistemas apropiados para su recepción en dichos servicios…

Es decir, cada administración puede exceptuar de recepción a través de medios electrónicos las facturas de menos de 5.001 euros, queda a su elección si exceptúan o no las facturas y según la lectura que se haga de la ley de si deben fijar el importe máximo en 5.000 € o si pueden establecer un límite inferior para esta excepción, en cualquier caso el límite máximo se establece en 5.000 euros.

La ley además dicta la manera de facturar electrónicamente de las administraciones y así en su artículo 6 establece la obligación, a cada una de las administraciones públicas, de establecer un punto único de recepción de facturas para todos sus proveedores, lo que la ley denomina “punto general de entrada de facturas electrónicas” y que concretamente en la Administración General del Estado recibe el nombre de FACe – http://face.gob.es.

Este punto es el punto único de contacto para los proveedores en cuanto a materia de factura electrónica se refiere. Las funciones del mismo deben ser al menos las siguientes:

• Permitir la entrega de facturas electrónicas por parte de los proveedores a dicha administración. Con registro automático en el registro administrativo de la Administración Pública gestora de dicho punto.
• Permitir la consulta del estado de tramitación de las facturas por parte del proveedor.
• Permitir la solicitud de anulación de una factura por parte del proveedor.
• Permitir consultar el listado de unidades a las que se pueden remitir facturas a través de dicho punto general de entrada.

¿Qué formatos de factura electrónica se aceptan en los puntos generales de entrada?

En la actualidad existen multitud de formatos sintácticos de representar una factura en formato electrónico, y la interoperabilidad completa entre todos ellos es inexistente. Con lo cual aceptar todos los formatos que actualmente pueden considerarse estándares tanto de facto como de jure sería quebrar los beneficios que de la facturación electrónica en las administraciones se espera. La gestión y unificación de todos los formatos sería un trabajo imposible de realizar. Lo que dificultaría enormemente en esta etapa inicial la implantación de la facturación electrónica en las administraciones. Por tanto se busca simplificar el desarrollo por parte de las administraciones y por parte de los proveedores, utilizando junto a un único punto de entrada un único formato.

La Administración General del Estado dispone desde 2007 de un formato de factura electrónica propio basado en estándares internacionales denominado facturae más info: www.facturae.es. Dicho formato ha sido utilizado durante estos años por la Administración General de Estado y por otras administraciones españolas para su facturación electrónica.

La ley fija en su disposición adicional segunda el formato de todos los puntos generales de entrada de las administraciones. Indicando que será Facturae en su versión 3.2 ese formato único, definición que incluye a la sub-versión 3.2.1 que es la última publicada actualmente.

“…facturas electrónicas que se remitan a las Administraciones Públicas se ajustarán al formato  estructurado de la factura electrónica Facturae, versión 3.2, y de firma electrónica  conforme a la especificación XMLAdvanced Electronic Signatures (XAdES).“

¿Cómo puede saber el punto de entrada a que unidad debe remitir la factura?

Las facturas electrónicas deben ir destinadas a una oficina contable, siendo estas oficinas contables aquellas unidades que tienen atribuidas la función de contabilidad en la organización. Y una vez que la factura es validada por la oficina contable, esta debe saber a que órgano gestor pertenece la factura y a que unidad tramitadora debe remitir la factura internamente para su validación y pago.

Aunque la orden ministerial que regulará las características básicas de los puntos generales de entrada de facturas no está publicada, lo normal es que defina una manera común a todos los puntos de cómo indicar las unidades destinatarias de las facturas dentro de la factura y que esta sea similar a la que actualmente utiliza el punto general de entrada de la Administración General del Estado (FACe).

 

En la documentación de ayuda y soporte para proveedores de este sistema se detalla el formato interno de unidades que debe indicarse dentro de la factura electrónica para que la factura pueda ser distribuida por el punto general.

“…dentro del documento de factura electrónica (.xsig) es obligatorio, para la correcta remisión de la factura al órgano destinatario final, informar del órgano gestor, la unidad tramitadora y la oficina contable destinatarios.

Las unidades deberán ir codificadas bajo la etiqueta de centros administrativos del “<BuyerParty>” de la factura.

 

ROL	Código	CentroCode	Descripción	Tipo
Fiscal	01	Código de la unidad en DIRECTORIO	Oficinal Contable	Obligatorio
Receptor	02	Código de la unidad en DIRECTORIO	Órgano Gestor	Obligatorio
Pagador	03	Código de la unidad en DIRECTORIO	Unidad Tramitadora	Obligatorio
Comprador	04	Código de la unidad en DIRECTORIO	Órgano proponente	Opcional

…”

Podemos encontrar ejemplos y más información sobre el formato en: http://administracionelectronica.gob.es/es/ctt/face/descargas

Dejando la parte administrativa, la ley también hace referencia a la facturación electrónica en el sector privado aprovechando para modificar la Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de medidas de impulso de la sociedad de la información para establecer la obligatoriedad de la facturación electrónica a determinadas empresas y particulares que acepten recibirlas o que las hayan solicitado expresamente, así como la eficacia ejecutiva de la factura electrónica.

En resumen, esta ley trata entre otros aspectos la facturación electrónica enfocada principalmente a la facturación administrativa. Da un paso muy importante al obligar a gran parte de los entes de la administración a facturar electrónicamente a partir del 15 de Enero del 2015.

Es un paso más en la completa informatización del proceso de contratación de las administraciones, de suma importancia pues la factura es la uno de los objetos importantes de este proceso. Su informatización repercutirá en un ahorro de costes, ahorro de tiempos y un mejor control del gasto y la deuda de las administraciones, como veremos en otro artículo. Además la modificación de leyes que regulan el comercio en la sociedad de la información permite extender el uso de la factura electrónica en el sector privado buscando en todo momento la promoción de la facturación electrónica entre las empresas y siempre defendiendo los derechos de los ciudadanos, clientes con características especiales y con los cuales las reglas de juego deben ser estudiadas especial cuidado y protección.